災害対応における雇用主の責務
サリー・R・カレー[*]
竜巻、山火事、冬の嵐、ハリケーン、熱帯性暴風雨、洪水、地震、火山など、世界中のあらゆる地域で異常気象事象が発生する危険性がある。エーオン社は、2022年の自然災害による世界の経済損失は3130億ドルにのぼると推定している。国立海洋大気庁（NOAA）の環境情報センターによると、米国だけでも18件の大規模自然災害があり、昨年は少なくとも10億ドルの損害をもたらした。また、米国国勢調査局のデータによると、2022年に自然災害により、米国では推定340万人が家を離れざるを得なくなった。ほぼ40%が1週間以内に戻ることができたものの、16%近くは一度も戻っていない。
気候変動が異常気象事象をますます頻発させ、深刻化させる中、2023年にはそういうことは起きないと信じる根拠はない。雇用主が自然災害の発生を防ぐためにできることはほとんどない。しかし、自然災害が企業に与える影響に備えることは、従業員の安全を守り、災害が企業に与える経済的影響を軽減するのに役立つ。
緊急時行動計画を策定する
労働安全衛生局（OSHA）は、雇用主に対して安全で健康的な労働条件を提供することを求めており、これには自然災害やその他の緊急事態に起因する職場における不当な危険から従業員を保護することも含まれている。OSHAは、職場の緊急事態を自然または人為的な「労働者、顧客または公衆を脅かし、業務を中断または停止させ、物理的または環境的損害を引き起こす状況」と定義している。
災害が発生する前に、雇用主は緊急時行動計画を準備できるように、合理的に予見可能な緊急事態を特定すべきである。計画には、火災や洪水による避難の際に従うべき手順、竜巻または激しい嵐の際に使用するセーフルームの設置、異常気象で移動が危険な場合の在宅勤務規則などの情報を含めることができる。緊急時行動計画の策定およびその内容に関するガイダンスを作成する際の助けとして、雇用主はOSHAおよび米国労働省が提供する「職場の緊急事態及び避難のための計画の方法」(補足を参照)を検討すべきである。
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緊急時行動計画の不可欠な要素
組織が緊急事態や災害に備えるのを支援するために、労働安全衛生局(OSHA)と米国労働省は、「職場における緊急事態と避難の計画」を発行し、緊急時の行動計画を策定するための指針を提供している。 このパンフレットは、www.OSHA.gov “OSHA Publications” に掲載されている。
緊急時行動計画を策定する際には、まず危険性評価を行い、職場で何が緊急事態を引き起こすかを判断することが重要である。計画は現場に合わせて作成されるべきであり、もしあなたが複数の現場を持っているならば、各現場は独自の緊急行動計画を持つべきである。
また、状況を評価し、対応と避難の取り組みを主導し、外部の緊急時対応サービスと連絡を取ることができる緊急時コーディネーターを特定することも役立つかもしれない。
最低限、緊急時行動計画には、以下を含めなければならない。
- 緊急事態を報告し、従業員に避難や行動を促すための望ましい方法
- 避難の方針と手順
- フロアプラン、職場地図、安全・避難場所など、緊急脱出手順およびルート割り当て
- 緊急時計画の下で、追加情報または職務と責任の説明を求める際に、貴社へ連絡を取るための社内外の個人の氏名、役職、部署、電話番号
- 避難する前に、すべての緊急警報のために停止できない重要な作業を実施または停止し、消火器活動を実施し、その他重要な業務をするために残る、従業員の手順
- 労働者の救護および医療に関する業務を履行する従業員の配置
OSHAによって特別に要求されているわけではないが、以下を含めることも有益かもしれない。
- 退避後の全従業員を確認するための、指定された集合場所と手順
- 火災、爆発その他の緊急時に使用される代替的な通信センターの場所
- 会計記録、法的文書、従業員緊急連絡先リスト、およびその他の必須記録の原本または複写物を保管するための安全なオンサイトまたはオフサイトの場所
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緊急時行動計画が策定され、従業員に周知された後は、雇用主が全従業員に対して、その内容に関する十分な訓練を行うことが重要である。危機の際、適切な訓練を受け、緊急時訓練を受けた従業員であれば、計画を思い出し、それに従う可能性がはるかに高くなる。
従業員とコミュニケーションをとる
過酷な気象現象やその他の緊急事態の発生前、発生中、発生後のコミュニケーションは非常に重要であり、そのようなコミュニケーションのための計画は、緊急時行動計画に含まれるべきである。従業員は、緊急時に雇用主とのコミュニケーション方法、および緊急事態が発生した場合に必要な情報を入手する方法を知り、理解しなければならない。混乱の中では明確に考えることは難しいので、従業員は自分が何をすることが期待されているかを事前に知っておくことが重要である。
雇用主は、全従業員の最新の連絡先情報を維持し、それが定期的に更新されていることを確認する整備されたプロセスを持つべきである。一部の組織では、コミュニケーション・ツリーを導入し、数人の従業員がそれぞれのリストに電話をかけ、その従業員がまた別のリストに電話をかけるというように、全員が連絡を取り終えるまで繰り返すようにしている。また、録音されたメッセージやグループテキストを送信する技術を利用する雇用主もいる一方、従業員が保存しておき、緊急時に使用するコールイン番号を設定する雇用主もいる。雇用主がどのような手順を選択するにせよ、緊急時にその手順が守られ、全従業員に連絡が取れるよう、特定の役割を担う者を決めておくべきである。
従業員報酬の要件
公正労働基準法（FLSA）は、従業員の報酬に関する多くの規則を概説しており、雇用主はそれらを熟知しているべきである。特定の種類の企業や従業員にのみ適用される特定の規制があるかもしれないが、一般論として、災害時に従業員がどのようにして給与が支払われるかについては、従業員が厚生労働基準法の適用を免除または非免除に分類されるかによって決まる。
雇用主は、非免除従業員に対して、実際に働いた時間に対してのみ賃金を支払うことが義務付けられている。たとえ、働かなかった理由が自然災害やその他の緊急事態であり、従業員の責任ではない場合であったとしてもである。例えば、雇用主が自然災害に備えて職場を閉鎖し、従業員を帰宅させた場合、閉鎖後に実際に働いていない時間に対して、非免除従業員に給与を支払う義務はない。
しかし、待機時間や職場にいることが義務付けられている時間については、例外となる可能性がある。例えば、職場が停電しているにもかかわらず、停電が復旧した場合に備えて待機する必要がある場合や、週の労働時間が変動しても固定給を受け取る非免除の従業員の場合などである。また、保守要員や看護師が構内に滞在する必要がある場合には、たとえ作業をしなくても報酬を受けなければならない。
免除される従業員については、その週に労働があれば、雇用主はその週の給与を全額支払う義務がある。従って、自然災害やその他の緊急事態により職場が閉鎖された期間が1週間未満である場合、雇用主は免除された従業員の１週間分の全額給与を支払わなければならない。閉鎖が1週間続き、その期間中に免除従業員が全く仕事をしない場合、雇用主は報酬を支払う必要はない。
雇用主は、自然災害やその他の緊急事態のために従業員が働けない、または働かないことを選択した場合、有給休暇やその他の休暇を利用することを従業員に要求することができるが、この方針は事前に従業員に明確に伝えておくべきである。理想的には、これは全員に配布される従業員ハンドブックに記載されるべきである。
また、雇用主にとって、雇用者の給与と時間管理の記録を保護することも重要である。物理的な職場に壊滅的な被害が生じた場合、記録が失われ、雇用主が給与処理することが困難または不可能になる可能性がある。オリジナルの記録が利用できなくなった場合でも、容易にアクセスできるように、オフサイトの電子バックアップを維持することが望ましい。
公正労働基準法（FLSA）は、従業員の報酬に関する多くの規則を概説しており、雇用主はそれらを熟知しているべきである。特定の種類の企業や従業員にのみ適用される特定の規制があるかもしれないが、一般論として、災害時に従業員がどのようにして給与が支払われるかについては、従業員が厚生労働基準法の適用を免除または非免除に分類されるかによって決まる。
雇用主は、非免除従業員に対して、実際に働いた時間に対してのみ賃金を支払うことが義務付けられている。たとえ、働かなかった理由が自然災害やその他の緊急事態であり、従業員の責任ではない場合であったとしてもである。例えば、雇用主が自然災害に備えて職場を閉鎖し、従業員を帰宅させた場合、閉鎖後に実際に働いていない時間に対して、非免除従業員に給与を支払う義務はない。
しかし、待機時間や職場にいることが義務付けられている時間については、例外となる可能性がある。例えば、職場が停電しているにもかかわらず、停電が復旧した場合に備えて待機する必要がある場合や、週の労働時間が変動しても固定給を受け取る非免除の従業員の場合などである。また、保守要員や看護師が構内に滞在する必要がある場合には、たとえ作業をしなくても報酬を受けなければならない。
免除される従業員については、その週に労働があれば、雇用主はその週の給与を全額支払う義務がある。従って、自然災害やその他の緊急事態により職場が閉鎖された期間が1週間未満である場合、雇用主は免除された従業員の１週間分の全額給与を支払わなければならない。閉鎖が1週間続き、その期間中に免除従業員が全く仕事をしない場合、雇用主は報酬を支払う必要はない。
雇用主は、自然災害やその他の緊急事態のために従業員が働けない、または働かないことを選択した場合、有給休暇やその他の休暇を利用することを従業員に要求することができるが、この方針は事前に従業員に明確に伝えておくべきである。理想的には、これは全員に配布される従業員ハンドブックに記載されるべきである。
また、雇用主にとって、雇用者の給与と時間管理の記録を保護することも重要である。物理的な職場に壊滅的な被害が生じた場合、記録が失われ、雇用主が給与処理することが困難または不可能になる可能性がある。オリジナルの記録が利用できなくなった場合でも、容易にアクセスできるように、オフサイトの電子バックアップを維持することが望ましい。
休暇・宿泊施設・継続雇用の方針
自然災害の発生後、雇用主に対して休暇や宿泊施設に関する要求が増えることが予想される。雇用主は、極端な事態が発生した後の有給休暇の取得について、自社の方針に従うべきである。また、育児介護休業法（FMLA）は、従業員50人以上の雇用主に対し、身体的または精神的な疾病、怪我、障害などの深刻な健康状態に陥ったために仕事を遂行できない、あるいは深刻な健康状態にある配偶者や子供、親を介護しなければならない従業員に無給の休暇を与えるよう義務付けている。この要件は、自然災害の後にも適用される可能性がある。FMLA以外にも、雇用主に休暇を提供することを義務付ける州法や地方法が存在する場合がある。さらに、自然災害に起因する精神的または肉体的傷害は、米国障害者法に基づく宿泊施設の要請増加につながる可能性がある。
雇用主が随意雇用従業員に出勤を指示し、従業員が出勤を拒否した場合、休暇や宿泊施設を利用する法的な権利がある場合を除き、雇用の終了を含む懲戒処分の対象となる可能性がある。ただし、一部の地方法や州法では、強制避難命令を受けている従業員の保護を定めている。また、労働安全衛生法（OSHA）は、労働条件が安全でないという合理的で誠実な確証がある場合、従業員に労働を拒否する権利を与えている。さらに、州法は様々であるが、雇用主の故意または重大な過失によって従業員の傷害や死亡が引き起こされた場合、雇用主が（労災保険会社とは対照的に）従業員の就業中の傷害や死亡に責任を負う可能性があることに留意すべきである。
雇用主にとって重要なのは、災害が起こるまで待つのではなく、前もって計画を立てることである。よく練られた緊急時行動計画と明確な雇用対策は、従業員と雇用主を守り、緊急事態の間や、その後の混乱を最小限に抑え、緊急事態による操業停止後、できるだけ早く業務を復旧させるのに役立つのである。
トピックス
事業中断、コンプライアンス、危機管理、防災、災害復旧、従業員給付、健康・福利厚生、人事、安全
注意事項：本翻訳は“本翻訳は“Employer Obligations in Disaster Response ”, Risk Management, , March-April,2023, pp.26-29 をRIMS日本支部が翻訳したものです。原文と和訳に相違があるときには、原文を優先します。本文中は敬称略です。
[*] サリー・R・カレーは弁護士事務所ランバーガーカークのパートナー。雇用と商業訴訟の分野で業務を行っている。