リモート ビジネス向けの新しい保険を検討する
カイラ・M・ロビンソン、カイトリン・S・オズワルド[*]
パンデミック以降、より多くの中小企業が永続的にリモートワークの柔軟性を活用するようになった。しかし、こうした企業の多くは、自社のリスクがどのように変化したのか、また、この新しい環境下での保険ニーズは何かを評価していない。以下は、中小規模のリモート・ビジネスがリスクを軽減し、損失から身を守るためのいくつかの方法である。
このようなリスクをかじ取りするための第一歩は、リスク評価を実施して、業務と既存の補償を見直し、ミスマッチやギャップを探すことである。リモートワークやオフサイトでの会社所有物の使用に関する保険契約を結んでいない場合は、そのような慣行を正式に定め、リモートワークの保険契約を適用して補償を確保するか（例えば、既存の保険契約の地理的範囲内でリモートワークを許可する）、または自社の状況に適用される裏書を求めることを検討する。どちらのアプローチも適切であろう。
また、保険契約を正式化する際には、会社のリモートワークの慣行が、データ保護やプライバシーに関する法律、税制、労働災害補償など、適用される法律や規制に準拠していることを確認するべきである。そうすることで、多くの面での責任を最小限に抑えるのに役立つ。保険期間中に貴社の保険契約や慣行が変更された場合は、補償の無効化を避けるために保険会社に通知する必要があるかもしれない。
企業はしばしば、賠償責任と財産の補償を組み合わせたコマーシャル・パッケージ保険を維持している。このような保険は有用であることが多いが、現代のリモート・ビジネス・モデルやハイブリッド・ビジネス・モデルにとっては、過不足があるかもしれない。
多くのパッケージ保険に標準装備されている営利損害保険は、盗難、火災、破壊行為、煙害など、補償の対象となる危機から事業用動産と個人用動産をカバーするために契約されている。しかし、営利損害保険は、従業員の自宅で発生した仕事関連の損害をカバーしない場合がある。標準的な営利損害保険は、従業員の自宅ではなく、保険が適用される事業所内にある事業用動産のみをカバーする。したがって、営利損害保険が、リモートで仕事する従業員が使用する事業用動産をカバーしていることを確認することが不可欠である。貴社の事業がもはや物理的な場所を持っていない場合、または貴重な企業資産の大部分をカバーしていない場合、保険料のコストは投資に見合わない可能性がある。
これとは対照的に、サイバー保険は多くのパッケージ保険では標準的な補償内容ではないが、特に顧客や取引先のデータを管理する企業が直面する最大のリスクから保護する可能性がある。中小企業は重大なセキュリティ・リスクに直面しており、サイバー攻撃が増加する中、備えができていない可能性がある。リモート・ワークスペースはオンライン・ワークスペースであるため、サイバー保険は、企業がサイバーインシデントを是正し、ダウンタイムを最小限に抑え、損失を取り戻すことを可能にするために極めて重要である。サイバー保険は通常、第一者と第三者の両方のリスクをカバーし、データ復旧、身代金要求費用、事業中断損失、サイバーインシデントの影響を受けた当事者による被保険者に対する保険金請求に関連する費用など、被保険者に直接発生した費用の支払いを支援するものである。サイバー保険は、はじめは余分な出費に思えるかもしれないが、健全な投資となる可能性がある。
利用可能な資産を最大限に活用する
すべての企業にとって、既存の補償が最大限に活用されていることを確認することは重要である。損害賠償請求の立証には適切な文書化が不可欠であるため、損害にまつわる記録管理は重要である。新たな労働形態によって、これまでの記録管理が中断された場合は、他のリモートワークの方針や手順とともに新たな戦略を策定し、正式なものとする。
損害が発生した場合、損害のさまざまな側面を潜在的にカバーする複数の補償が存在する可能性があり、補償の全体像が考慮されるべきである。どのような補償が適用されるかを検討する際、被保険者は保険証券を幅広く読むべきであり、補償の対象となる可能性のある保険金請求や事故は、速やかに適切な保険会社に報告すべきである。健全な記録管理プロトコルは、保険金請求のスケジュールを追跡し、保険会社がタイムリーな対応を確実に行うために重要である。保険金請求に関連するEメールはアーカイブに保管し、電話またはオンラインによる保険金請求申請の記録は保存しておくべきである。
保険金請求が報告されたら、被保険者はしつこく粘り強くフォローアップする準備をすべきである。保険会社は、補償を受け入れるか拒否するかを決定する時間が限られている場合がある。例えば、カリフォルニア州では、保険会社は被保険者の通知から40日以内に補償を受け入れるか否か、または受け入れることができない理由を述べる義務がある。
保険金請求が拒否された場合、あるいは保険会社が妥当な期間内に保険金請求の可否を決定しなかった場合、企業は、保険金請求を撤回する前に選択肢を慎重に検討すべきである。被保険者は、否認の根拠についての説明を求めるべきであり（また、一般的に法的にも権利がある）、根拠が明確でない場合には明確にするための質問を行うべきである。追加情報を提供することで、保険会社の損害に対する理解が変わり、支払いが促進されることもある。他のすべてが失敗し、保険会社が不当にその否認を主張していると被保険者が考える場合、保険金請求の強さを評価し、保険会社との訴訟、仲裁または調停などの選択肢を特定するために、保険金回収専門の弁護士に相談するのが適切かもしれない。
トピックス
保険金請求管理、保険、リスク評価、リスクマネジメント、中小企業
注意事項：本翻訳は“ Navigating New Insurance Considerations for Remote Businesses”, Risk Management Site(https://www.rmmagazine.com/articles/article/2023/08/24/navigating-new-insurance-considerations-for-remote-businesses ) August, 2023,をRIMS日本支部が翻訳したものです。原文と和訳に相違があるときには、原文を優先します。本文中は敬称略です。
[*]カイラ・M. ロビンソンは、パシッヒ法律事務所ロサンゼルス事務所パートナー。彼女は重大な物的損害、事業中断、盗難による損失、および雇用慣行賠償責任保険、商業賠償責任保険を含む第三者補償紛争など、様々な課題について、被保険者である個人や団体の代理人を務めてきた。カイトリン・S. オズワルドは同事務所マネジング・アソシエイト。彼女は商業総合賠償責任保険、雇用慣行賠償責任保険および損害保険の下で、#MeToo運動から生じる事業中断請求および紛争を含む、様々な複雑な補償紛争において、被保険者および個人を代表してきた。
