【Web特別版】気従業員救済基金を設立する際に避けるべき落とし穴（2024年1-2月号）
ラダグラス・ストッカム[*]
何千人もの人々に影響を与える自然災害や病気、あるいは一人の個人や家族に影響を与える住宅火災や傷害など、予期せぬ困難が壊滅的な影響を及ぼす可能性がある。こうしたシナリオを想定して、多くの企業は災害や困難を救援する基金を設立し、困っているチームメンバーに必要な経済的支援を提供している。
組織が救援基金を設立する際には、プログラムの設計と管理に関していくつかの重要な選択を行う必要があり、それが活動全体の成功に影響を与える可能性がある。残念ながら、自主管理の災害および困難救済基金の多くは、行き当たりばったりで創設されており、適切な規制やガイドラインに従っていない。
組織は、災害困難救済基金を設立する際に、以下の 10 の落とし穴を避ける必要がある。
1. 具体的でない助成金ガイドライン
助成金ガイドラインで「その他」などの具体的でない単語を含む一般的な「包括的」カテゴリーが使用されている場合、救済基金に関する問題が発生する可能性がある。この文言は主観的な助成金決定を主観的に下す結果となり、IRS（国税庁）の要件に反している。 IRS によれば、「当該組織は、資金の申請、選択、および支出に関する具体的な基準を文書で定めている」。 したがって、申請者と客観的審査官が助成金申請について同じ結論に達するように、イベント・経費のガイドラインやリストは十分に具体的でなければならない。ガイドラインの文言が効果的かどうかを検証するには、10 人の異なる査読者が読んだ後、全員が同じ客観的な結論に達するかどうかを自問する。 そうでなければ、「選択プロセスは客観的かつ非差別的でなければならない」という IRS の要件を満たすために、不明確な基準や過剰な柔軟性を避けるために必要な変更を行うことを検討する。
2. 適格災害要件と困難要件の不特定
IRS による「適格災害」の定義は、多くの場合不明瞭である。基金が「自然災害」に加えて「困難」も対象に拡大すると、規制順守の格差はさらにもっと拡大する。「個人的な困難」に助成金を提供するように設計された基金は、「適格災害」の要件を満たすことはできるが、その逆はできない。助成金の状況と要件については、忘れずに具体的に記憶しておくべきである。
3. ニーズに基づく検査の誤用
プログラムが「適格災害」の規制に基づいて設計されている場合、それを適格でない災害や個人的困難の被害者に適用するために使用することは適切ではない。法律によれば、被災者に対する援助の支出は、「助成金が作成される時点での被災者のニーズの客観的な評価」に基づいて行われるべきである。 IRS 書式 3833では、「慈善団体が個別の経済的ニーズの評価を行うことは適切である。追加の援助が必要な人はそれを受けることができるが、そのような継続的な援助を必要としない人は慈善資源を利用すべきではない。」と述べている。
4. 諮問・監督委員会の不適切な活用
独立した第三者によって管理されていない基金は、従業員や退職者のボランティアからなる委員会を利用することが多く、その結果、一貫性のない、客観的でないプロセスが生じる可能性がある。規則は、「組織は、委員会に勤務すること以外に使用者に金銭的利害関係を有さない者で構成されるプログラムを管理する委員会を設置するか、または委員会は、使用者の代表者ではなく組織の代理人として個人的資格で行動していることを理解する広範な従業員を代表する者で構成される」ことを要求している。
5. IRS の雇用資格ガイドラインを満たしていない
多くのプログラムは、「条件は、雇用が単に適格性の初期資格者であること、最終的な受給者が雇用関連の要因に基づいて選ばれないこと、受給者の選定責任者が雇用主から独立していることを保証するように設計されている」という IRS ガイドラインを満たしていない。例えば、助成金ガイドラインでは、経営者や監督者が従業員の申請書に署名することを要求する、あるいは、企業内での従業員の地位、勤続年数、または業績を適格性の条件として考慮することはできない。
6. リスクを増強させる基金構造
一部の救済基金は、主に基金の構造が貧弱であること、または助成金申請プロセスを規制に完全に準拠していない形で管理していることにより、必要以上のリスクを負っている。これらのミスは、従業員の寄付金の税控除と助成金の非課税状態の両方に影響を与える可能性がある。他方では、他の企業は問題を認識し、寄付金は課税控除の対象ではない、および/または助成金は非課税であると明記したプログラムを実行し、従業員に助成金額を記載した 書式 1099 を渡している。
7. 通知の不履行
貴社のプログラムは、どのような助成金が利用可能かについて明確かつ具体的に理解できるよう、全従業員に周知されているだろうか。IRS の出版物では、「組織は、申請と選択の基準を含め、災害救援および緊急困難基金が利用可能であることを、企業のすべての慈善団体メンバーに通知する」ことを義務付けている。多くのプログラムはプログラムを個人に知らせようと努めているが、中には不十分な成果を上げているプログラムもある。チームメンバーが制度の抜け穴を悪用するのではないか、助成金が多すぎると基金の限られた資源が使い果たされるのではないかという懸念から、通知を最小限に抑えている基金もある。
8. 申請する各州における登録の不履行
ほぼすべての州政府では、通常、その地域の従業員から寄付を募る場合は毎年の登録が必要であり、慈善寄付を募る前にも登録が必要である。いくつかの州では、慈善団体の勧誘登録要件により、慈善団体が州内で事業を行う資格があり、州務長官の企業部門に適切な外国資格書類を提出することが義務付けられている。
9. 国内および国際的な責任を理解していない
全社規模での救済基金の設立を検討している世界的な雇用主は、複数の国の法律に加え、規制や税金の障害を遵守しなければならず、いくつかの特有の課題に直面する可能性がある。さらに、各国の言語、文化、文書要件の間には大きな違いがあるかもしれない。業界のベストプラクティスは、さまざまなチームメンバーのグループに断片的にアプローチするのではなく、はじめからすべての企業チームメンバーをプログラムに含めることである。また、関連する法的責任や費用を回避するために、米国以外の受給者への助成金分配の一部を企業の給与に結びつけないことも重要である。給与計算を使用すると、個人の税率が上昇する可能性など、予期せぬ経営や個人への悪影響を及ぼすこともある。
10. 出願人の躊躇を配慮しない
チームメンバーが救済を申請する際にプライバシー、公平性、偏りがないことに問題があると認識した場合、参加率が低くなることが多い。申請書や助成金を審査し承認する際に、社内のチームが客観性を妨げていると多くの人が感じているだけでなく、チームメンバーの約 75% が自分の個人的な問題を雇用主に知られたくないと思っていることが明らかになっている。
トピックス
コンプライアンス、従業員給付、リスクマネジメント
注意事項：本翻訳は“Pitfalls to Avoid When Establishing an Employee Relief Fund”, Risk Management Site (https://www.rmmagazine.com/articles/article/2024/01/18/pitfalls-to-avoid-when-establishing-an-employee-relief-fund ) January 2024, をRIMS日本支部が翻訳したものです。原文と和訳に相違があるときには、原文を優先します。本文中は敬称略です。
[*]ダグラス・ストックカムはフロリダ州ウエストパームビーチを拠点とし、世界中の組織にサービスを提供しているエマージェンシー・アシスタンス・ファンデーションの会長兼共同設立者。